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Toda empresa necesita de una organización óptima. La organización está presente desde el aspecto más sencillo hasta el más complejo, como horario de trabajo, estructuración de tareas o administración de recursos. Para hacer más eficiente las operaciones realizadas en una empresa se inventó el workflow o flujo de trabajo. Se han desarrollado estudios alrededor de este factor debido a que el aspecto de organización siempre ha sido imprescindible, no solo en las empresas, sino en toda tarea que requiera de formalidad, sea individual o colectiva.

La agilización del orden en una empresa ha evolucionado, previamente el director o los gerentes se encargaban de esta labor. Sin embargo, las empresas han crecido mucho y la tecnología se ha desarrollado hasta el punto en que la desorganización puede de ser prevenida de manera muy eficaz. En la era digital se han creado software, programas o aplicaciones digitales para establecer un sistema accesible y claro. Las ventajas de un programa digital son las siguientes: sencillez en su uso, claridad y transparencia de la información, fácil acceso gracias al Internet e incluso, puede que sea gratuito. El único requerimiento para ser utilizado por una persona es que sepa usar una computadora o celular inteligente y cuente con conexión en Internet.

En términos generales, establecer un sistema de flujo de trabajo colectivo trae consigo una serie de beneficios:

• Mayor productividad del personal.
• Transparencia en los métodos de organización.
• Rapidez en el flujo de información sobre organización.
• Independencia de cada uno de los usuarios para ajustarse y realizar las tareas de manera eficiente.
• Agilizar la toma de decisiones.

Existen tres tipos de actividades principales: actividades colaborativas, cooperativas y coordinadas. La colaboración implica el trabajo de más de una persona sobre una tarea, pero los esfuerzos individuales de cada uno ya son un producto en su medida. La cooperación es el trabajo de más de una persona en una tarea hasta que se complete, en otras palabras, depende del esfuerzo de todos para que se realice de manera exitosa. La coordinación es la asignación de una tarea a una persona, que luego pasa a manos de otra persona para continuar con su proceso hasta que concluya en su totalidad. No obstante, se puede prescindir de información teórica como esta para el uso de un sistema de flujo de trabajo.

Existen muchas aplicaciones en línea para generar flujos de trabajo. Recomendamos consultar un especialista al momento de elegir una aplicación para que se adapte a las necesidades de la empresa o labor que se busque desempeñar. Una correcta consultoría inicial es esencial para que el proceso de implementación de un workflow sea exitoso. Un correcto análisis de requerimientos más un software de workflow eficiente, se traducirá en números positivos para la organización.