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Si eres un profesional freelance o formas parte de una empresa pequeña o mediana seguramente sabes que es importante tener una idea de cuánto se gasta en artículos de impresión y cuánto porcentaje de tu presupuesto se va en ello. La buena noticia es que hay maneras de calcularlo, entre ellas, la más sencilla gira en torno a los costos del papel y de otros consumibles, aunque también puedes considerar los gastos de mantenimiento y de soporte.
Cómo calcular el costo base de impresión

El costo base de cada impresión se obtiene de la suma del precio del papel y de la tinta/tóner utilizados en ella, también se puede considerar el costo de electricidad, pero no es indispensable. Para obtener el precio del papel, divide el precio del paquete de hojas entre la cantidad de folios que trae, por ejemplo, si el paquete te costó 25 pesos y trae 100 folios, entonces cada hoja tiene un costo de 0.25 pesos o 25 centavos.

Para conocer el gasto en tinta o tóner, hay que dividir el precio del cartucho entre la cantidad de páginas que rinde, esta información generalmente viene en el empaque del cartucho o puedes buscarla en línea. El rendimiento del cartucho varía entre marcas, modelos y tipo (tinta, tóner). Supongamos que un cartucho de tinta costó 250 pesos y soporta 600 impresiones, lo que resulta en un gasto de 0.41 pesos en tinta.

Al sumar las cantidades, sabremos que nuestra impresión tiene un costo de 0.76 pesos en promedio, lo que no parece un gasto enorme, pero ¿qué sucede si lo multiplicamos por cada página impresa en tu negocio, sólo el último mes? De repente 76 centavos se convierten en miles de pesos, y eso sin integrar el costo del equipo y su mantenimiento. Es entonces cuando conviene preguntarse si hay formas y cuál de ellas será la más adecuada para reducir ese gasto en beneficio de la empresa.

Una de las medidas que puedes tomar para economizar en cuanto a producción de documentos es sustituir la impresora con tinta por una impresora láser, la cual utiliza tóner; este cuenta con varios puntos a favor, así como otros en contra, si es comparado con la tinta. Te enlistamos las ventajas y desventajas del tóner para que conozcas un poco más sobre sus beneficios:

Ventajas del tóner:

• Es excelente para cargas masivas de trabajo. Las impresoras láser usan tóner, por lo que soportan en promedio 2,000 a 20,000 impresiones mensuales, dependiendo del modelo. Por su parte, las impresoras de tinta soportan entre 1,500 a 5,000 impresiones mensuales.

• En una impresora láser la velocidad de impresión es mayor a una de tinta, esto se nota cuando se maneja un gran volumen de impresión o cuando se requieren impresiones dúplex (dos lados de la hoja al mismo tiempo, dependiendo el modelo de la impresora).

• En documentos simples (sólo texto), los cartuchos imprimen más hojas relativas al coste que los cartuchos de tinta.

• Al ser un pigmento en polvo, el tóner no se seca en el interior de los cartuchos como la tinta, si no se usa frecuentemente.
Desventajas:

• La inversión inicial para adquirir el equipo es más alta frente a una impresora de tinta.

• No son ideales para fotografía e imágenes en general.

A pesar de las grandes ventajas del tóner, recomendamos realizar un análisis de las verdaderas necesidades del negocio antes de adquirir cualquier equipo de impresión, sobre todo si se trata de una empresa bien establecida. Este análisis se conoce como Costo Total de Propiedad (CTP), el cual es un método de cálculo que ayuda a usuarios y administradores a determinar los costos directos e indirectos relacionados con ciertos equipos de impresión.

Conviene acudir con un experto para solicitar el análisis CTP dentro de tu empresa, pues es un método que considera, además de los consumibles y el mantenimiento, el software utilizado, hardware, la administración de red y del equipo, la proporción equipo/usuarios, la cantidad de modelos y marcas de impresoras en la empresa, el historial de uso, la calidad de la cadena productiva, las operaciones del usuario final, etc. Y esto es sólo una parte de lo que se debe analizar.

La impresión parece ser una actividad más dentro de las empresas, pero se encuentra ligada a todos los departamentos o áreas que las componen, así que cualquier variación en los equipos de producción de documentos afectará al resto de los procesos. Por ello, solicita el apoyo de los conocedores en materia de equipos de impresión para que adquieras el que mejor se adapte a los verdaderos requerimientos de tu negocio o empresa.