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En palabras sencillas, ERP son las siglas de “enterprise resource planning”, lo que se traduce a “planeación de recursos empresariales”. También se les llama de manera coloquial “back office” o “trastienda”. Se trata de plataformas digitales que administran distintos factores de una empresa. Estos sistemas en línea son relativamente recientes, ya que llevan pocos años vigentes. Sus principales funciones son mejorar todos los procesos de una empresa, propiciar un alcance sencillo a toda la información, establecer una comunicación ágil y apoyar al cliente.

Existen otros medios digitales para gestionar la información, sin embargo, su alcance es reducido en comparación. Los ERP integran casi todas las secciones de una empresa, a esta característica se le denomina “sistema modular”; se abarcan aspectos contables, mercantiles, de almacenamiento, de logística, de producción, de administración de recursos humanos e incluso aspectos mercadotécnicos, entre otros. Todos estos departamentos de la empresa interactúan entre sí naturalmente, y un ERP facilita el proceso.

Por otro lado, utilizar un ERP implica una ventaja económica ya que, cuando una empresa se organiza con un sistema tan sintético, ahorra en esfuerzo y tiempo, lo que se traduce en menos gastos y mayor nivel de producción. Aunque en un principio represente una inversión fuerte, un software como este resulta conveniente a largo plazo porque agilizará todas las actividades que intervienen en el funcionamiento de la empresa.

Quienes desarrollaron los ERP son conscientes de que cada empresa tiene sus propias cualidades, su manera de manejarse, por lo que crearon un software adaptable que se moldea a las necesidades de cada una. Si un negocio no se dedica a compra-venta, su programa se adapta a las secciones que sí necesita. Para situaciones como estas, los ERP pueden ser especializados o genéricos, ya que cada sistema de ERP ofrece distintas posibilidades. Se le llama “horizontal” cuando abarca todos los departamentos de una empresa, pero no se enfoca en uno en específico; es “vertical” cuando se especializa en una sola área.

Los ERP también integran sistemas de seguridad, sus políticas contemplan la confidencialidad y el acceso restringido a la información. Violar los límites establecidos se puede considerar terrorismo, puesto que pone en riesgo la integridad de toda la empresa. También implementan un control de calidad y un CRM, los cuales son elementos imprescindibles para cualquier negocio, por lo que elegir un ERP que conlleve todo esto y responda al mismo tiempo a otras de las necesidades de la empresa, puede resultar la mejor decisión para la estabilidad de la compañía.

Sin embargo, el ERP no hará todo por sí solo, el programa necesita quién lo maneje. El correcto empleo de un sistema ERP por parte de la plantilla de trabajo también es sumamente importante. Se debe de tener el conocimiento suficiente para organizar las actividades de la empresa a través de este medio, por lo que se recomienda capacitar a quien se asigne como el encargado de la ERP, para que esté en constante aprendizaje y actualización de todas las mejoras que estos sistemas experimentan.

En resumen, los ERP son la apuesta de la tecnología por el sector empresarial, cuya finalidad, al tener en un solo software el control de empleados, procesos, bienes, seguridad y calidad, es mejorar a corto plazo el flujo de trabajo dentro y fuera de las compañías, sin importar su tamaño, y a largo plazo, fortalecer su gestión de forma que se asegure el futuro desarrollo de la empresa.