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La factura es un documento mercantil, necesario en gran parte de las empresas, que ilustra y avala los datos de una transacción compra-venta, entre ellos producto, emisorvendedor, destinatario-comprador, costos, impuestos y fecha de transacción. Funciona como un comprobante fiscal, que demuestra que la empresa cumple con las normativas del Estado. Actualmente, la factura tradicional ha migrado a la electrónica, pues es más amistosa con el medio ambiente y agiliza los procesos de emisión.

Desde el 1° de enero del 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó un nuevo esquema de facturación, de carácter obligatorio para todos los contribuyentes, llamado Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), con la finalidad de reducir la evasión fiscal. Para que un CFDI sea válido es necesario que sea “timbrado”, es decir, que cuente con la certificación que se otorga a una factura que cumple con todas las especificaciones requeridas por el SAT.

Con el objetivo de facilitar este proceso a los contribuyentes, se instituyó el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que son empresas autorizadas por el SAT para validar o timbrar un CFDI a través de asignar un folio y el sello digital correspondiente. Como se encuentran regulados por el Gobierno, los PAC están obligados a timbrar los comprobantes fiscales en un máximo de 72 horas, además deben enviar copia de los CFDI que hayan certificado para sus clientes.

Para que un PAC certifique un CFDI revisa que el comprobante fiscal tenga todos los datos necesarios, entre los que figuran la cédula fiscal y el RFC (Registro Federal de Contribuyentes) del emisor, la descripción del producto, los precios y los datos del receptor. También se necesita contar con la firma electrónica de la empresa, de la cual hablaremos a detalle en el blog “Firma electrónica de documentos”.

Aunque también pueden emitirse facturas electrónicas a través del portal en el SAT, si el contribuyente carece del conocimiento sobre su manejo, se arriesga a ser penalizado por no entregar los CFDI en tiempo y en forma. Por ello conviene que las empresas contraten los servicios de un PAC pues, además de estar siempre actualizado en cuanto a los requerimientos del SAT, su amplia experiencia minimizará errores y acelerará el proceso, algo beneficioso si la empresa necesita facturar con frecuencia. Así mismo, algunos PAC cobran por número de facturas timbradas y son más económicas al mayoreo.