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EL PAPERLESS PISANDO FUERTE

 

Pasadas varias semanas de confinamiento y en el home office, disfrutando más de nuestros hogares, y seguramente extrañando nuestra oficina, sin tener que destinar tanto tiempo al transporte, con horarios de vida más estructurados, y utilizando cada día con más pericia las herramientas del teletrabajo, nos hemos percatado de algunas realidades que parecían indispensables y que en realidad no lo son del todo.

Tal es el caso de la impresión de documentos para el trabajo administrativo, el cual se ha visto reducido en forma importante en esta época del desarrollo de funciones administrativas de manera remota. Nos hemos percatado de varias circunstancias, tales como:

  1. Algunos de nosotros no somos tan hábiles para el escaneo documental, máxime si no contamos con un escáner en casa.
  2. Tenemos dificultades para gestionar el trámite del algún documento que debemos enviar firmado, o eventualmente distribuirlo por algún medio electrónico, ya que nos hace sentir dubitativos en cuanto a la seguridad y protección de los datos que se deben enviar,
  3. Y finalmente, la conservación definitiva y segura de dichos documentos para la gestión correspondiente y la eventual rápida localización del mismo, cuando sea requerido.

Ante estas situaciones, hemos desarrollado mecanismos alternos de solución que, si bien no son del todo la solución definitiva, sí hemos aprendido nuevos mecanismos que nos dejan tranquilos y que de varias formas podemos asegurar que el paperless llegó pisando fuerte en nuestra vida profesional, escolar, pedagógica, sanitaria y hasta en la vida social y familiar.

Así lo hemos analizado varios profesionales de la gestión documental, por lo cual deseamos crear conciencia de la importancia que reviste por un lado la identificación de riesgos del nuevo manejo documental,  la identificación de procesos susceptibles de reestructuración para nuevas formas de trabajo, la importancia de contar con proveedores experimentados en la gestión documental con énfasis en las mejores prácticas y en el manejo profundo de la seguridad de los documentos y en particular de la información de sus empresas, procesos y trámites de todo tipo.

A la administración segura de la información, incluidos los documentos, no se les ha dado la importancia debida en las empresas, sin embargo, hemos sido testigos del incremento acelerado en el robo de información, de identidad y del hackeo a sus sistemas informáticos a las empresas quedando a expensas de factores incontrolables, y frecuentemente en manos de gente sin escrúpulos  que solamente desea enriquecerse fácilmente utilizando perversamente los conocimientos y habilidades desarrolladas en el ámbito de la informática y particularmente en la web.

Ante tales circunstancias nos corresponde alertar a las empresas, instituciones, gobiernos, asociaciones, Etc. para reforzar las medidas de seguridad  en todo el proceso de gestión de documentos, desde la generación hasta el archivo, y hacerse asesorar de expertos en el manejo profesional de información de todo tipo para establecer protocolos en el manejo de dicha información, desarrollar manuales y procedimientos debidamente estructurados y fundamentados en las mejores prácticas de reconocimiento mundial, a fin de reducir los riesgos inherentes, eficientar la productividad de las empresas, fomentar la sustentabilidad y agregar valor a tus servicios y productos.

Déjate asesorar, te decimos cómo.

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