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Las personas vivimos inmersas en la información, la necesitamos para realizar nuestras actividades en todos los ámbitos de la vida diaria, desde el doméstico, hasta el laboral, gubernamental y educativo. Su pérdida o modificación repercute de forma inmediata en la continuidad de cualquier tarea, especialmente en las organizaciones. Es por ello que se han desarrollado métodos para resguardar la información valiosa lo más eficientemente posible, entre ellos, la digitalización de documentos.

Este proceso consiste en convertir documentos soportados en papel a imágenes digitales. Para ello, el equipo utilizado, generalmente un escáner, detecta los trazos que componen las letras, números o gráficos presentes en el documento y los “traduce” a código binario. El archivo obtenido se integra a una base de datos y se puede guardar en cualquier unidad de almacenamiento.

La digitalización de documentos se ha convertido en un pilar de la gestión documental dentro de las empresas, pues facilita el almacenamiento, administración y consulta de amplios volúmenes de archivos digitales, sin importar su antigüedad en el registro histórico. Además, no existe un límite en cuanto al tipo de documento que puede digitalizarse, ya que pueden someterse a este proceso:

Cartas,
facturas,
recibos,
nóminas,
pagarés,
albaranes,
contratos,
pólizas,
seguros,
inventarios,
formularios,
minutas,
mapas,
planos,
fotografías,
dibujos,
pinturas,
libros,
revistas,
catálogos,
manuscritos,
historietas o cómics,
álbumes,
y más.

Como se trata de convertir lo analógico a una representación binaria, la digitalización también es aplicable a otras fuentes de información como música, videos, señales de TV, radio, etc. Una vez hecha la conversión, es posible crear múltiples respaldos en diferentes unidades, desde discos de almacenamiento masivo hasta CDR, DVD o memorias USB, para posibilitar su transporte y edición, en caso necesario. También pueden ser almacenados en la Nube para permitir el acceso a la misma información desde múltiples equipos.

Las oficinas que han implementado la digitalización de documentos en sus labores diarias, además de otras tecnologías para el procesamiento de información, reciben el nombre de paperless, ya que utilizan cada vez menos papel para realizar sus procesos. Esta práctica laboral cada vez tiene más seguidores ante la preocupación de empresas y personas por la protección de medio ambiente.

La digitalización es aplicable a cualquier giro laboral sin importar la dimensión de la plantilla de trabajo: organizaciones gubernamentales, instituciones educativas, bibliotecas, editoriales, industrias, compañías de seguros, hoteles, etc. Se trata de una labor tan especializada que en varias empresas ya existe un área dedicada solamente a ello, o se le encomienda al departamento de administración, recursos humanos, facturación, contabilidad, sistemas o jurídicos.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización?
Ahorro de espacio físico en las instalaciones de la empresa.
Ahorro económico al reducir los consumibles, como papel, tinta, tóner o carpetas, y el costo por copia.
Aumenta la seguridad de la información.
Facilita el manejo de grandes cantidades de documentos.
Permite organizar los registros históricos rápidamente.
Favorece la creación de múltiples respaldos.
Reduce el riesgo de pérdida, deterioro o destrucción de documentos.
Permite el respaldo y manejo de documentos con valor histórico o de investigación, que de otra forma no se podrían manipular.
Aumenta el acceso a la información.
Acelera procesos y, por ende, la productividad dentro de una compañía.

Si desea implementar un sistema de digitalización documental en su empresa, acérquese a Tecno-Office para recibir orientación y cotizar el servicio que responda a las necesidades reales de su negocio.